ハイブリッド役員会を開催しました
11月14日（日）、神奈川県東部地区父母会の役員会をオンラインと対面によるハイブリッド形式で開催しました。
昨年４月に新型コロナによる緊急事態宣言が発出された以降、当地区父母会の役員会はZoomを使ったオンライン会議にて実施してきました。３密を回避するため、やむを得ず始めた取り組みですが、対面参加と比べて日程調整がしやすく、これまで以上に参加しやすくなった、というメリットもありました。
一方で、「同時に一人ずつしか発言できずコミュニケーションをとりづらい」「対面時は合わせて実施していた担当毎の打合せの場がもてない」といった課題もあり、対面での開催を望む声も少なからずありました。このような中、今年９月末をもって緊急事態宣言が解除となり、大学の活動制限指針もレベル１になったことから、対面での開催を試行することとしました。実施にあたってはオンライン会議を併用することとし、対面対応が難しい役員も参加できる形を模索するというチャレンジングな取り組みとしました。
まずは場所探しから。幸いにも横浜市開港記念会館の定員100名以上、天井高も4.7ｍ、値段も大変リーズナブルという“うってつけ”の会議室を発見！速攻で予約しました。ちなみにこちらは大正6年竣工、大阪中之島公会堂とともに大正期二大公会堂建築のひとつに数えられる由緒ある建造物です。
実施にあたっては周到に準備しました。第一に感染対策です。「マスク着用・大きな声での会話は控える」「着席は１ｍ以上離れる」「定期的な換気の実施」など感染防止11か条を作成し、参加者全員の共通認識としました。
システム構築は悩ましい課題でした。オンラインとの併用となるため、相互のコミュニケーションをいかに確保するかがポイント。対面側が数名程度であれば通常のオンライン会議と同様の対応で済みますが、それなりの大きさでの会議室となるとシステムを用意する必要があります。オンラインと対面それぞれが明瞭な音声でハウリングなくやりとりできることが理想ですが、そのためには音声ミキサーを用意するなど、それ相応の機材と知識が必要となります。コスト面・運用面から今回は見送りとし、会場PA（音響機器）とオンライン会議用スピーカーマイクを複数個用意して対応することにしました。また、通信回線として配信イベント用のモバイルルータをレンタル手配。事前テストも行い、当日に備えました。
役員会当日は、各参加者が“感染防止11か条”を遵守し、対策はばっちりでした！オンライン側と対面側の音声コミュニケーションも一部聞き取りにくい所があったなど完ぺきとはいきませんでしたが、会議進行状況をチャットでリアルタイム補足するなどの工夫も施すことで、円滑にやりとりすることができました。何よりも役員同士が久しぶりに顔を合わせ、イキイキと活動できたことが一番の収穫です。
今回は「試行」として取り組みました。次回の実施は未定ですが、withコロナ時代の新たな役員会のあり方を目指して今後も取り組んでいきます。
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明治大学神奈川県東部地区父母会
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